Fortsetzung unserer Reihe zur Navigation durch die inktenbezogenen Lebensmittelstandards.
Nach unserem Blog über Gefahrenanalyse und Risikomanagement werden wir den zweiten Standard, die Dokumentation, untersuchen.
Es kann nicht genug betont werden, wie grundlegend die Dokumentation für das Funktionieren Ihres Unternehmens ist. Was nicht dokumentiert ist, ist nicht geschehen: Für Auditoren ist es nicht genug, die Verfahren zu befolgen. Es zählt der Nachweis, dass die Verfahren eingehalten werden. Wie werden Ihre Kollegen wissen, welche Verfahren sie befolgen sollen, wenn sie nicht „in Stein gemeißelt“ sind? Und bei Risiken von Bränden bis zu Cyberangriffen: Wenn Sie Ihre Daten nicht sichern, setzen Sie möglicherweise Ihre Fähigkeit aufs Spiel, als Unternehmen zu agieren.
In diesem Blog erfahren Sie, welche Standards wichtig sind, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen und welche Softwaretools Sie verwenden sollten, um vollständig konform zu bleiben. Wir werden relevante Hyperlinks zu Webseiten einfügen und zusätzliche Lektüre auf unserer InkConnection-Blogseite empfehlen, wo es angebracht ist.
Anforderungen an die Dokumentation in den drei Lebensmittelsicherheitsmanagementsystemen
Die Kriterien für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen sind zu finden in:
- Abschnitt 3.3 des BRC Global Standard (BRCGS) für Verpackungsmaterialien
- Abschnitt 1.7 und 1.12 der FSSC 22000 (Food Safety System Certification)
- Abschnitt 2.3 und 2.4 von Safe Quality Food (SQF).
Ein bemerkenswerter Aspekt ist die Variation zwischen den drei Systemen in der Beschreibung der Anforderungen an die Dokumentation. SQF geht ins größte Detail, während die Richtlinien von FSSC allgemeiner gehalten sind. FSSC verweist jedoch auf die allgemeinen Anforderungen an die Dokumentation, die vom Lebensmittelsicherheitssystem (1.7) und HACCP (1.12) festgelegt wurden, die recht umfassend sind. BRCGS hat einen speziellen Abschnitt über die Dokumentation (3.3), während in anderen Systemen diese Anforderungen in mehreren Abschnitten beschrieben werden.
Insgesamt können die Anforderungen an die Dokumentation wie folgt zusammengefasst werden:
Einrichtung eines Systems zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen
Es ist entscheidend, dass Unternehmen ein strukturiertes und umfassendes System zur Aufbewahrung von Lebensmittelsicherheitsunterlagen einrichten. Dazu gehört die Sicherstellung, dass alle Aufzeichnungen für autorisierte Mitarbeiter leicht zugänglich und auf Anfrage von Aufsichtsbehörden und Kunden einsehbar sind.
Es müssen Maßnahmen ergriffen werden, um Aufzeichnungen vor Beschädigung, Verlust oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Dokumentation sollte Daten, Uhrzeiten, verantwortliches Personal und Ergebnisse jeder Aktivität enthalten.
Die Stelle muss auch die Aufbewahrungsdauer für Aufzeichnungen, die sich auf die Nutzungsdauer der Verpackung und deren Inhalt beziehen, dokumentieren, die beide den Kundenanforderungen entsprechen müssen. Änderungen an den Aufzeichnungen müssen genehmigt werden, und die Gründe für die Änderungen müssen dokumentiert werden.
Qualifizierung von Inktsuppliern und Inktingredienzien
Aufzeichnungen über Produktdesign, Spezifikationen, Prozessabläufe, Haltbarkeitstests und Genehmigungen für alle neuen und bestehenden Produkte müssen aufbewahrt werden.
Inkt hat Einfluss auf die Sicherheit von fertigen Lebensmitteln. Daher müssen Inktingredienzien von genehmigten Lieferanten stammen und den vereinbarten Spezifikationen entsprechen.
Die Überprüfung der Konformität der Inktingredienzien mit den Lebensmittel-sicherheits-spezifikationen muss ein Garantieschreiben und ein Konformitätszertifikat, ein Analysezertifikat, eine Inspektion, eine Probenahme oder eine Prüfung umfassen.
Die Spezifikationen für Inktingredienzien müssen überprüft werden, sobald Änderungen eintreten, die die Produktsicherheit beeinträchtigen könnten, und Aufzeichnungen über Bewertungen und Spezifikationen müssen aufbewahrt werden.
Verpackungsspezifikationen
Die Spezifikationen für das Endprodukt müssen dokumentiert werden und können Folgendes umfassen:
- Physikalische und chemische Eigenschaften
- Mikrobiologische Eigenschaften
- Listen von Rohstoffen, Allergenen, Zutaten und Identifikationscodes.
Inkt durchläuft im Druckwerk einen komplexeren Prozess im Vergleich zu anderen Rohstoffen. Basisinkten werden zu Spotfarben gemischt, und Restmengen werden von der Druckmaschine zurückgegeben, um für neue Aufträge erneut gemischt zu werden. Ohne spezialisierte Software ist es nahezu unmöglich, die Zutaten dieser Produktionsbatches und damit die produzierten Verpackungen zu dokumentieren.
Proben für Versuche und Tests, nicht-konforme Materialien und Nachbearbeitung
Rohstoffe und fertige Produkte, die für Versuche oder Inspektionen entnommen werden, müssen vernichtet werden, um eine Rückführung in die Produktion oder den Verkauf zu verhindern.
Nicht-konforme Produkte müssen in Quarantäne gehalten, identifiziert, behandelt und ordnungsgemäß entsorgt werden. Aufzeichnungen über diese Maßnahmen und die Entsorgung von nicht-konformen Materialien müssen aufbewahrt werden.
Methoden zur Nachbearbeitung und Rückgewinnung von Rohstoffen, wie die Nachbearbeitung von Rückstandsinkten der Druckmaschine, müssen dokumentiert werden. Die Vorgänge müssen von qualifiziertem Personal überwacht werden, um sicherzustellen, dass die Produkte klar identifiziert und rückverfolgbar sind. Detaillierte Aufzeichnungen über die Nachbearbeitungsoperationen müssen ebenfalls aufbewahrt werden.
GSE-Softwarelösungen zur Erfüllung der Anforderungen an die Dokumentation
GSE bietet eine Vielzahl von Softwarelösungen an, die darauf ausgelegt sind, die GFSI-Anforderungen bezüglich der Dokumentation zu erfüllen.
Unsere GSE Ink Manager-Software integriert wesentliche Funktionen zum Schutz der Aufzeichnungen vor Beschädigung, Verlust oder unbefugtem Zugriff. Dazu gehören:
– Fortschrittlicher Passwortschutz
– Benutzerverwaltung mit anpassbaren Benutzergruppen zur Steuerung der Zugriffsrechte
– Datenbanksicherung, die bis zu zehn Generationen abdeckt
– Automatischer Abmeldetimer für Softwarebenutzer
– Planung der sekundären Datenbanksicherung.
Die Standardsoftware protokolliert automatisch jedes logistische Ereignis, wie die Abgabe jeder Zutat oder die Entsorgung eines Batches, zusammen mit Datum, Uhrzeit, verantwortlich einweisendem Personal und Ergebnissen (z. B. angeforderte Gewicht, abgegebenes Gewicht und Batchcodes) für dieses Ereignis. Standardlisten, die abgerufen werden können, umfassen die Abgabeverlaufs- und Ereignisverlauf.
Die Datenbank akzeptiert benutzerdefinierte Verweise auf Basisbestandteile (Zutaten), wie Informationen zur Konformitätsüberprüfung. Ebenso können Formeln in der Datenbank als “inaktiv” markiert werden, und alle Änderungen an den Formeln werden mit Details wie Datum, Uhrzeit und beteiligtem Personal nachverfolgt. Mit der optionalen GSE Artikelmanagement-Software können auch Änderungen an Verpackungsdesigns verfolgt werden.
In unserem optionalen Softwaremodul für die Beschaffung und den Empfang von Rohstoffen können Sie qualifizierte Lieferanten und Inktingredienzien verwalten.
Darüber hinaus bieten wir optionale Softwarelösungen zur Pflege von Aufzeichnungen im Zusammenhang mit Kundenbestellungen, zur Verwaltung der Rückverfolgbarkeit von Ink-Batches und zur Optimierung der Nachbearbeitung von Rückstandstinten der Druckmaschine an.
Weiterführende Lektüre auf der InkConnection-Blogseite
- Ink dispensing: the basics
- Ink traceability: the key to safety and compliance in food and pharmaceutical value chains
- Meeting quality standards for packaging inks with GSE Traceability
- How to keep ink inventories for spot colours at optimum levels
- Logging ink consumption and exchanging barrels at the dispenser
Wenn Sie Unterstützung bei der Einhaltung der GFSI-Anforderungen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Für weitere Fragen im Zusammenhang mit Ink-Logistik erreichen Sie uns unter info@gsedispensing.com.
