Voor drukkerijen van verpakkingen en etiketten die werken met spotkleuren, is het beheer van de inktvoorraad afhankelijk van een nauwkeurige, efficiënte administratie op drie punten: inkoop, binnenboeken van basisinkten en het aansluiten ervan op het inktdoseersysteem. We leggen uit hoe nieuwe managementsoftware real-time inzicht geeft in de voorraad, de mogelijkheid biedt om inktbatches te traceren in de keten en helpt om voorraden op een optimaal niveau te houden.
Een drukker moet op elk moment weten hoeveel inkt er is opgeslagen, waar het zich bevindt en wat er in bestelling is. Deze informatie is cruciaal voor het plannen en beheren van een efficiënte, soepele productiestroom: inkten kunnen worden gekocht in lijn met de klantenvraag , op tijd, zonder overbevoorrading of het risico van opraken.
Maar als je regelmatig in-house spotleuren maakt met een doseersysteem, kan het een uitdaging zijn om de voorraden bij te houden, omdat basisinkten die als kleuringrediënten worden gebruikt, constant wisselen tussen locaties en containers binnen de productieomgeving. De levering van nieuwe vaten met basisinkt is misschien eenvoudig vast te leggen. Maar aangezien er voor elke opdracht speciale kleuren worden gemengd en restinkten die terugkomen van de drukpers telkens worden opgeslagen, hoe weet je dan precies wat je voorraadniveaus zijn, in het magazijn en in de “inktkeuken”? En voor voedsel- en farmaceutische label- en verpakkingsdrukkers: hoe traceer je deze inkten naar klantenorders, om te voldoen aan de veiligheidsvoorschriften?
De basisprincipes van succesvol voorraadbeheer van basisinkten voor spotkleuren
Succesvol beheer van de inktvoorraad hangt af van een eenvoudige, nauwkeurige administratie op elk punt waar inkt wordt behandeld of verwerkt in de drukworkflow. Zoals eerder uitgelegd, is een speciaal, geautomatiseerd managementinformatiesysteem voor inktvoorraden voor spotkleuren vereist. Dit is niet alleen nodig voor de levering van nieuwe basisinkten, maar ook voor het doseren van kleurmengsels en het verwerken van retourinkten – de norm in flexo- en diepdruk.
Een nieuwe speciale softwaremodule – GSE Advanced logistics – geeft de verpakkingsdrukker real-time informatie over de beschikbaarheid van de basisinktvoorraad voor het voorbereiden van spotkleuren en een systeem om de inktvoorraad op een optimaal niveau te houden om klantorders uit te voeren.
Het doet dit door een ongecompliceerde administratieve oplossing te bieden voor drie fasen in het verwerken van inkt:
- Bestellen van inkt
- Inboeken van basisinkten wanneer ze worden bezorgd door de leverancier
- Aansluiting van basisinkten op de inktdispenser
Gegevensinvoer is slechts één keer nodig – dit voorkomt fouten, vermindert administratieve kosten en bespaart tijd van werknemers. Elke functionaliteit is eenvoudig te vinden in een keuzemenu.
Eenvoudig bestellen van basisinkten met een leveranciersmanagementsysteem
De inkoopfunctie fungeert als een flexibel leveranciersmanagementsysteem, waarmee je leveranciersprofielen kunt maken en parameters kunt instellen voor het bestellen van nieuwe inkten. Bij elk leveranciersprofiel kun je contact- en bankadresgegevens opslaan en kun je de basisinkten toewijzen aan de respectievelijke inktleverancier. Er kan een onbeperkt aantal leveranciersprofielen worden aangemaakt.
Voor elke basiscomponent is het noodzakelijk om parameters op te geven, waaronder:
- minimaal gewenst voorraadniveau – zodat de gebruiker op het juiste moment wordt geattendeerd om bij te kopen, waardoor het risico van ‘nee-verkopen’ wordt vermeden
- maximaal gewenst voorraadniveau – vermijd het risico om te veel voorraad te bestellen
- besteleenheid – dit kan variëren van emmers van 5 kg tot IBC’s van 1.000 kg
- prijs per eenheid inkt (meestal per kilogram)
Al deze parameters zijn de invoergegevens die nodig zijn voor een MRP-proces om de voorraad aan te vullen. Ze zijn aan te passen, wat soms nodig is: in tijden van onvoorspelbare vraag en aanbod is het belangrijk om deze periodiek te herzien.
Het aanmaken van een inkooporder voor basisinkten
Zodra de parameters zijn ingesteld, is het mogelijk om een leverancier te selecteren en een inkooporder aan te maken. Op basis van de vooraf bepaalde voorraadniveauparameters voor die inkt (zie hierboven), genereert de software automatisch een componentenlijst met voorgestelde bestelhoeveelheden en leveringsdata – maar deze kunnen handmatig worden gewijzigd.
In deze lijst kan de gebruiker zien hoeveel van elke inktvoorraad beschikbaar is en hoeveel van elke inkt nodig is voor de producties. Lage inktvoorraden zijn duidelijk aangegeven. Hierdoor kan de drukker weloverwogen bestelbeslissingen nemen, in balans met de vraag.
Uit deze lijst selecteert de gebruiker eenvoudigweg de gewenste inktcomponenten om in te kopen. Er kunnen meerdere inkten tegelijk worden besteld: zodra alle inkten zijn geselecteerd, kan de inkooporder optioneel worden afgedrukt of worden geëxporteerd naar een ander formaat, zoals PDF of Excel. Bij grotere drukkerijen kunnen de inkooporders die door de GSE-software worden gegenereerd, intern naar de inkoopafdeling en/of het ERP-systeem worden gestuurd om te worden afgehandeld volgens hun standaard inkoop- en werkprocedures.
Inboeken van basisinkten voor spotkleuren
Telkens wanneer een levering arriveert, biedt de boekingsfunctie een eenvoudige manier om bestellingen te volgen, zodat ze zijn afgestemd op de vraag. Om een levering binnen te boeken, selecteer je eerst de bijbehorende inkooporder. Elk geleverd vat wordt afzonderlijk ingevoerd, hetzij door de batchcode in te voeren, hetzij door de streepjescode van het vat te scannen, samen met het geleverde gewicht, de productiedatum, de vervaldatum en locatiegegevens. De software genereert een uniek vatidentificatienummer en een barcode-etiket voor elk ingevoerd vat en het vat wordt in het magazijn gezet.
Sommige batch- en gewichtsgegevens kunnen worden gewijzigd wanneer het vat uiteindelijk op de dispenser wordt aangesloten. Vervaldatumgegevens kunnen bijvoorbeeld worden gewijzigd omdat blootstelling van inkt aan de atmosfeer de houdbaarheid kan verkorten – vraag hierover advies aan je leverancier.
Wat zijn de voordelen van geavanceerde software voor inktlogistiek?
De nieuwe GSE Advanced logistics software biedt tal van voordelen voor de etiketten- en verpakkingsdrukker. Het zorgt voor:
- Realtime inzicht in voorraadniveaus van elke inkt en lak in de fabriek – zowel die in het magazijn als degenen die aangesloten op de dispenser. De drukker ziet in één oogopslag of er voldoende inkt beschikbaar is om de lopende klantorders uit te voeren.
- Nauwkeurige locatie van elk voorraaditem, en daarmee de basis voor een georganiseerd voorraadsysteem waar basisingrediënten snel en gemakkelijk te vinden zijn voor de volgende order.
- Directe, real-time voorraadwaarderingsgegevens – waardoor periodieke inventarisatie en financiële analyses eenvoudiger worden.
- Traceerbaarheid van inktbatches – terug naar de leverancier en vooruit naar elke drukopdracht en klantorder waarvoor de batch wordt gebruikt.
- Bestelgeschiedenis – per leverancier en per basiscomponent.
- Waarschuwingen dat je eraan wordt herinnerd wanneer de inktvoorraad bijna op is en dat bijvullen noodzakelijk is.
- Het gat opvullen: geautomatiseerd MRP-proces voor het aanvullen van basisinkten, inclusief statuscontrole, dat niet wordt gemanaged door standaard ERP-systemen.
- Eenvoudige, eenmalige gegevensinvoer – fouten voorkomen, administratiekosten verlagen en de tijd van werknemers slimmer besteden.
