Stap één van het koopproces: opzetten van een inkoopteam

De expertise van je collega’s is essentieel om efficiënt en zonder onnodige vertragingen tot de optimale inktlogistieke oplossing te komen. Breng ze binnen aan het begin van jouw inkooptraject.

Inkopen is een complexe reis die een teaminspanning vereist.

Het is niet alleen een kwestie van de goedkoopste oplossing kiezen. Inktlogistiek is een ‘mission-critical’ investering – de juiste keuze brengt systeemkostenbesparingen met zich mee en brengt je in een betere positie om te concurreren op kwaliteit en snelheid.

Het huidige marktaanbod is in toenemende mate modulair – geoptimaliseerd en afgestemd op de eisen van de converter – inktset, substraat, eindgebruikersmarkt, productieoutput, enzovoort. Er zijn veel opties om te overwegen.

Bovendien brengt de investering een stapsgewijze verandering teweeg in de processen en functies van het hele bedrijf. De nieuwste softwarepakketten zijn in staat om managementtaken zoals inkoop of kostenrapportage net zo te vereenvoudigen als het mengen van kleuren in de inktkeuken. Dit betekent dat het berekenen van ‘total cost of ownership’ en het voorspellen van het rendement van de investering veel ingewikkelder is.

Bovendien krijgen je IT- en engineeringcollega’s gespecialiseerd advies over de haalbaarheid van een soepele integratie van de software van de leverancier en of een oplossing ‘toekomstbestendig’ is.

Het is daarom van vitaal belang om bij elke stap in het kooptraject input te krijgen van alle betrokken disciplines:

  • signaleren van problemen en verbetermogelijkheden in huidige processen
  • oplossingen zoeken en bepalen wat de ideale manier van werken is
  • het onderzoeken van aanbieders op de markt, bijvoorbeeld op internet en door het bezoeken van beurzen (wellicht een doorlopende taak!)
  • beslissen wat je zoekt in een leverancier
  • leveranciersevaluatie
  • consensus bereiken over de voorkeursleverancier

Om tot de optimale oplossing te komen die jouw langetermijndoelstellingen zo efficiënt mogelijk ondersteunt, moet je in het begin een multidisciplinair inkoopteam vormen. Dit is nodig, of je nu een MKB-bedrijf met één vestiging bent of een multinational met vestigingen over de hele wereld.

Ons advies voor inkopers is om twee verschillende teams op te zetten: één voor het plannen van het project, en een ander dat zich richt op het evalueren van het aanbod van leveranciers. Houd er rekening mee dat kleine bedrijven mogelijk niet voldoende personeel hebben voor een apart evaluatieteam. Toch is dit een complexe rol met veel mogelijke criteria, die zorgvuldige afweging vereist:

Selectieteam
Dit team plant en managet het aanbestedingsproject. Idealiter zou het leden van het managementteam moeten omvatten die verantwoordelijk zijn voor productie, inkoop, logistiek, IT, marketing & verkoop, financiën en engineering & onderhoud. De teamleden stellen doelen, eisen en beperkingen, sturen het evaluatieteam aan en maken financiële prognoses. Zij zullen de uiteindelijke beslissing nemen om een leverancier aan te stellen.

Evaluatieteam
Het evaluatieteam zal het toekomstige proces ontwerpen en de leveranciers en hun voorgestelde oplossingen beoordelen op basis van een reeks selectiecriteria. In het team zullen technische, IT- en productiespecialisten zitten, inclusief operators en middenkader.

In de volgende stap van het kooptraject leer je hoe je de huidige situatie kunt analyseren om verbeterpunten in je bestaande processen te identificeren.