Stap vier van het koopproces: evaluatie en leverancierselectie

2 jaar geleden

Nadat je de ideale staat van jouw toekomstige processen hebt ontworpen, is het tijd om te bepalen wat je zoekt in een potentiële leverancier. Je moet ook prioriteit geven aan de criteria die er het meest toe doen. Na het vergelijken van het aanbod kun je uiteindelijk jouw voorkeursleverancier selecteren.

A: Bepaal de selectiecriteria

Waar moet je op letten bij een potentiële leverancier? Bij B2B-aankopen zijn er drie soorten criteria om het aanbod van een leverancier te beoordelen op: organisatorisch, technisch en commercieel.

Er zijn drie algemene ‘Niveau-1’ criterianiveaus voor het kiezen van een leverancier, elk met hun eigen ‘Niveau-2’ sub-criteria:

organisatorisch: dit betreft de competenties van de leverancier. Houd rekening met het imago van het bedrijf, de helpdesk en de kwaliteit van de aangeboden lokale ondersteuning, inclusief de beschikbaarheid van reserveonderdelen, technici en het serviceteam.
technisch: de criteria voor het selecteren van het systeem zelf, op basis van hoe goed de software jouw toekomstige proces ondersteunt, systeemprestaties en nauwkeurigheid, betrouwbaarheid, gebruiksvriendelijkheid, footprint, veiligheid en ontwerp.
commercieel: bijvoorbeeld de systeem- en installatieprijzen, betalingsvoorwaarden en levertijd.

B: Prioriteer de criteria

Prioriteer de selectiecriteria die belangrijk zijn voor jouw bedrijf met een eenvoudige ‘weging’-methode.

Nadat je de criteria hebt vastgesteld, geeft je ze prioriteit met een numerieke waarde die we een ‘weging’ noemen.

Stel jezelf de vraag: hoe belangrijk zijn Level-1 criteria? Geef elk criterium een procentuele waarde zodat, wanneer ze allemaal worden opgeteld, het totaal 100 is. Pas vervolgens een percentagewaarde toe op elke drie sets van niveau-2-subcriteria. De waarden van alle sub-criteria moeten weer optellen tot 100.

Vermenigvuldig nu de niveau 1-waarden met de niveau 2-waarden. Dit geeft je het ‘berekende gewicht’ voor elk sub-criterium en vertelt je hoe belangrijk het is voor het hele project.

Voorbeeld van een berekend gewicht:
Je past een weging van 30% toe op Commerciële criteria. Je vindt de financiële kosten van de investering het belangrijkst, dus wijs je een weging van 40% van alle commerciële sub-criteria toe aan de systeemprijs. Dit vertegenwoordigt daarmee 12% van alle criteria.

C: Evalueer de leveranciers en selecteer de voorkeursleverancier

Vergelijk het aanbod door middel van met een scoresysteem.

Nu ga je van elke leverancier de prestaties scoren op de criteria.

Er kunnen meer dan 30 organisatorische, commerciële en technische sub-criteria zijn om te evalueren. Geef voor elk een score van één tot tien en vermenigvuldig dit met het berekende gewicht om je de gewogen score te geven.

Voorbeeld van een gewogen score:
Je geeft een score 8 op 10 voor de systeemprijs van de leverancier. Op basis van de wegingen in stap B krijgt de leverancier een gewogen score van (8 x 12%) is 0,96.

Tel alle gewogen scores bij elkaar op. Nu kom je uit op een totaalscore tussen 1 en 10 voor het aanbod van de leverancier. Herhaal de evaluatie voor elke leverancier op dezelfde manier en vergelijk de resultaten.

Het evaluatieteam vergelijkt de algemene resultaten voor elke voorgestelde oplossing en doet zijn aanbeveling aan de het selectieteam.

Nu je een voorkeursleverancier op het oog hebt, kun je doorgaan met de contracteerstap zoals beschreven in de samengevatte blog.

Om je te helpen bij het selectieproces, hebben we een evaluatietemplate (in Excel) met een lijst met criteria ontwikkeld. Neem contact met ons op en we sturen je het sjabloon gratis toe!